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ISO9000管理体系内部检查情况简报(第2期)
发布时间:2021-05-27     来源:山东电子职业技术学院质量管理处

ISO9000管理体系内部检查情况简报 

  (第2期

      主编:质量管理处

   时间:二〇二一年五月十九日

  

  

  

  根据学校要求,质量管理处组织内审员于2021年5月10日至14日对教务处、六系两部进行为期5天的审核。

  检查主题:教学管理。

  检查内容:教学管理(教学运行、学籍管理、教材选用、学生考试、成绩管理等),人才培养与专业建设(专业设置、专业建设、教学计划、教学检查、教学项目申报及评审、教学建设及改革、实践教学等),师资队伍建设(师资队伍建设规划、教师教学档案管理、教师教学竞赛、教师教学能力培训),前期内审及内部检查过程中出现问题的整改情况。

  内审员:高秋香、孟春艳、刘兰梅、李之尧、杨菲

  一、内部检查总体情况

  1.相关部门体系运行基本正常

  各相关部门和系部对本次内部检查比较重视,部门负责人、内审员及相关工作负责人进行了认真准备,内审时能全程出席检查现场。各相关部门和系部注重各项质量记录的填写及留存等过程性材料的意识明显提高,提供相应检查资料较为及时。

  2.ISO9000质量管理体系正常运行

  内审小组通过全面细致的检查,确认各相关部门工作均能按照过程方法,采用PDCA循环的方式,做到有计划、有实施、有检查、有处置,教学管理各个分过程均在正常运行范围内持续有效运行。

  3.值得参考学习的方面

  (1)针对OA发布的电子版行政公文,基础教学部仍保留兼职文件管理人员负责做好收文记录,并定期在部门QQ群提醒;数字媒体系针对以往纸质版的行政公文做的收文记录较好。

  (2)电子与通信工程系编制的“通知跟踪落实表”,针对部门收到的多来源、多形式的通知及要求,随时跟踪落实工作进度,防止遗漏;《班级上课周志》(ZY/JWC-4301)针对补课情况注明了上课内容及“补课”字眼,针对补课情况可追溯性良好。

  二、检查发现问题

  (一)共性问题

  1.教学方面的规章制度最新有效版本及本部门的《受控文件目录》(LDZY/CX-0106)、《质量记录清单》(LDZY/CX-0109)没有及时整理和更新。

  2.上学期的听课总数不能及时汇总(《山东电子职业技术学院教师听课制度》(鲁电职院教字〔2018〕143号)有听课数量的要求)。

  3.期中、期末教学检查汇总中“检查总结”中描述不够详细,如听课数量(不同岗位人员听课人次、被听课人次等)、整改落实情况(设备设施报修至维修完成后的确认等)。

  4.各教学系部本学期的《学期授课计划》(ZY/JWC-1202 修订号:2)均存在个别老师使用老版本现象。

  (二)个性问题

  1.没有及时对调代课后的补课情况进行确认及记录(查教务处时,教务处提供的《关于其中教学检查发现问题的通报》中,数字媒体系一位任课老师未按课表在2020.11.19(周四)上午3、4节上课,未提前办理调课手续,提供系部的原因说明中未提及是否补课;查数字媒体系时,系领导现场询问两名本班学生,确认该任课老师已于2020.11.28(周六)进行了补课,但审核现场没能提供补课记录。——数字媒体系 教务处

  2.未按实际听课人在《教师课堂听课评价表(理论课)》“听课人签名”处签字(提供的2份对2020.11.9第3节财务管理课的《教师课堂听课评价表》,各有三名,共计5人签字)。——财经金融系

  3.未提供2020年及2021年教师年度培训计划(教务处提供2021年新教师培训实施方案,数字媒体系提供2020年培训记录表,两部门均未按《教师培养制度》(ZY/JWC-60)要求编制培训计划)。——教务处 数字媒体系

  三、审核组建议

  1.建议《山东电子职业技术学院教师听课制度》(鲁电职院教字〔2018〕143号)附表及听课人在实际听课记录时增加本节听课内容;实践/实训课评价教师授课情况每项评价内容为10分,每项分ABCDE五级,每个等级的分值没有规定范围,建议进行规定。——教务处 各教学系部

  2.建议尽快修订《关于组织开展常态化教学检查的通知》(鲁电职院教字〔2018〕159号)及《教学检查与指导制度》(ZY/JWC-50 版本号1/0),该问题属于上次内审及文件梳理时的遗留问题。——教务处

  3.数字媒体系、教务处人员紧缺,已经影响到正常工作安排及进度,需尽快配备;教务处目前仅一位内审员,建议再增加一位。——数字媒体系教务处

  4.建议教务处及时统计汇总本部门负责统计的质量目标,并及时向教学系部公布统计结果及统计标准。——教务处

  5.建议教务处实时跟踪落实本部门编制文件的执行情况,并针对出现的特殊情况采取应对措施(举例:自《教师赴企业实践锻炼管理办法》(鲁电职院教字〔2019〕149号)文件发布后数字媒体系仅有一位老师在聘期内完成不少于3个月的企业实践锻炼,按照目前发展趋势,聘期内无法保证其他专业教师的实践锻炼时长的要求)。——教务处

  6.系部干部教学工作量较多,无法保证听课质量及听课次数,建议教务处针对系部干部教学工作量及听课数量重新确认。——教务处

  7.建议教务处在下发通知时,尤其是常规性工作且有相应的规章制度,如需要填写表格,请备注表格出处,确保使用人员有意识按规章制度要求执行,如填写表格较以往有修订或者增加新表格时请注明。——教务处

  8.建议增加心理健康教育课程学时,增加劳动教育课的设置(查新设专业“人工智能技术应用”课程标准设置时,发现心理健康教育课程为16学时,未设置劳动教育课程。教育部下发的两份文件中对心理健康教育及劳动教育有相应的规定:中共教育部党组织关于印发《高等学校学生心理健康教育指导纲要》的通知(教党〔2018〕41号)中要求新生开设心理健康教育公共必修课,且公共必修课原则上应设置2个学分、32-36学时;中共中央 国务院 《关于全面加强新时代大中小学劳动教育的意见(2020年3月20日)》中要求职业院校以实习实训课为主要载体开展劳动教育,其中劳动精神、劳模精神、工匠精神专题教育不少于16学时)。——教务处 各教学系

  9.建议继续保留部门专兼职文件管理人员,对本部门纸质、电子文件(包括OA系统发布的)统一进行管理,避免发生通知及文件执行遗漏的风险。——教务处 各教学系部

  10.建议根据数据平台中学生的15位学号在教务系统中进行增加,确保学生学号的可追溯性。——教务处

  11.建议教务处补充本学期个别没有身份证信息的《退学申请表》。——教务处

  12.教学系部提出了以下建议:商务管理系实验实训设备购置资金配额较少、财经金融系的生均教学科研仪器设备值远低于学校平均数,建议适当增加试验实训设备购置资金。

  四、问题整改要求

  1.针对内部检查发现的共性问题、个性问题,责任部门需在本学期末整改完毕。

  2.针对审核组建议,责任部门需落实情况,征求相应部门意见,必要时经学校领导批准后,制定改进计划并按计划进行整改,改进计划在2021年6月10日前完成。

  3.针对系部建议,学校领导视情况给出批复,系部做好相应记录。

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