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ISO9000管理体系内部检查情况简报(第1期)
发布时间:2021-01-04     来源:山东电子职业技术学院质量管理处

ISO9000管理体系内部检查情况简报

  

  (第1期

  主编:质量管理处

  时间:二〇二〇年十二月三十一日

  

  

  

  根据学校要求,质量管理处组织内审员于2020年12月31日上午9:00-11:30对学生工作处、思想政治课教学部两个部门进行了抽查。

  检查主题:文件管理及控制情况、记录完善程度。

  检查内容:部门受控文件目录、质量记录清单、文件有效性、记录情况、外来文件收集更新情况、部门收发文、对ISO9001标准7.5条款的理解等,涉及体系文件《文件控制程序》《记录控制程序》等。

  内审员:高秋香(主审)、刘蕾(陪审)、颜培园(陪审)

  检查情况如下:

  一、学生工作处

  1.按学校及办公室要求设有兼职文件管理人员,部门目前有效文件红头文件26份、9000格式文件22份。

  2.自学校启用OA系统前后,针对纸质版、电子版收收发文均进行了登记,抽查2020年发文登记表、2020年收文登记表、2019年发文目录、2018年发文登记表、2020年外来文件目录等,记录较好。

  3.针对部门制定文件,学生工作处通过QQ群发相应教学系电子档文件、组织召开专题培训会等方式宣贯、落实文件执行。针对其他文件编制部门需学生工作处执行的文件,学生工作处由专人负责在部门内部进行发放、传阅、落实文件执行。

  4.部门收文均按年度进行存档,档案盒中均有收文登记表,方便查找。

  5.本年度修订学校制度类行政公文1份,以换版形式进行修订,截止目前修订文件暂未涉及到附表的修订。

  6.已根据学校及内审要求梳理了部门编制的正在执行的文件,针对已失效文件为了防止误用已在QQ群共享文件中删除。

  审核组建议:针对红头文件附表需要加强管理,应进行汇总。

  学生处建议:电子档文件存档问题,建议学校统一为各部门设置网络云盘存储,防止电子文件因电脑或存储硬盘损坏导致丢失。

  二、思想政治课教学部

  1.按学校及办公室要求设有兼职文件管理人员;

  2.部门本年度未编制任何红头文件、9000格式文件;

  3.针对纸质收文按年度进行存档,OA启用后直接在OA查询文件;

  4.针对OA文件,部门负责人及教学秘书收文后在部门员工QQ群发放、传阅,通过周二例会传达学校要求及文件精神;

  5.抽查听课计划、听课记录、授课计划、期初及期中教学检查记录:

  (1)思政部本学期已进行期初、期中教学检查,计划2021年1月9日前进行期末检查。提供9月15日的《期初教学检查汇总》、11月29日的《期中教学检查汇总》,记录完好。

  (2)本学期《学期授课计划》共检查2次,抽查张同胜本学期授课计划,发现“检查记录”一栏没有相应的人员记录检查情况,经落实,教务处已根据内审整改要求统一授课计划检查次数为3次。

  (3)提供教师互相听课、教研室主任、思政部主任的听课记录,发现教师及教研室主任听课表均为《教师课堂教学质量同行评教表》(红头文件中附表3-1),思政部主任听课表为《教师课堂听课评价表》(ZY/JWC-4801)。经落实,教务处已根据内审整改要求统一使用红头文件附表。

  审核组建议:部门目前应执行的文件、使用的质量记录清单、附表等应进行汇总,在部门内发放告知,以便部门员工统一使用。

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